Почему сохранить информацию недостаточно

На первый взгляд кажется, что проблема давно решена. Сегодня мы способны сохранять практически неограниченные объёмы информации. Современные дата-центры хранят больше данных, чем крупнейшие библиотеки прошлого могли накопить за всю историю своего существования.

Но есть одна проблема: сохранить информацию и сохранить её смысл — не одно и то же.

Одним из самых известных примеров остаётся история Древнего Египта. Огромное количество текстов сохранилось до наших дней. Храмы, стелы, гробницы и папирусы пережили своих создателей на тысячи лет.

Однако после исчезновения носителей языка большая часть этих записей фактически превратилась в набор символов. Информация существовала физически, но её содержание оказалось недоступным. Более тысячи лет люди смотрели на египетские тексты и не понимали, что именно в них написано.

С точки зрения хранения данные были сохранены. С точки зрения знаний — потеряны.

Похожая проблема существует и сегодня. Большинство компаний уделяет большое внимание сохранению документов. Создаются архивы, внедряются системы электронного документооборота, резервное копирование, облачные хранилища и системы контроля версий. Но далеко не всегда этого достаточно.

Представим ситуацию: через три года необходимо понять, почему было принято определённое решение. Документ сохранился. Переписка сохранилась. Файлы сохранились. Но сотрудники уже работают в других компаниях. Контекст обсуждения исчез. Причины изменений никто не помнит.

Формально информация существует. Фактически её смысл утрачен.

Именно поэтому в сложных организациях документы выполняют гораздо более важную функцию, чем простое хранение данных. Они помогают сохранять организационную память.

Организационная память — это не архив файлов. Это способность компании спустя годы восстановить цепочку событий, понять причины решений и объяснить, почему процесс развивался именно таким образом. По этой причине многие управленческие проблемы связаны вовсе не с отсутствием информации. Наоборот, информации становится слишком много.

Каждый день компании создают тысячи писем, сообщений, файлов, отчётов и записей в информационных системах. Объём данных растёт быстрее, чем способность человека их интерпретировать. Парадокс современной экономики заключается в том, что дефицит информации постепенно сменяется дефицитом понимания.

Мы умеем сохранять данные, но до сих пор плохо сохраняем контекст. Особенно хорошо это заметно в проектах, где участвует большое количество людей и подрядчиков. Через несколько месяцев после завершения проекта обычно можно найти договоры, акты, публикации, отчёты и финансовые документы. Гораздо сложнее ответить на другие вопросы:

Почему были изменены сроки?
Кто принял решение отказаться от первоначального варианта?
Какие риски обсуждались на этапе согласования?
Какие альтернативы рассматривались?

Именно эти детали чаще всего исчезают первыми.

Интересно, что современные технологии пока не решили эту проблему. Даже самые совершенные системы хранения данных, включая распределённые реестры и блокчейн, хорошо сохраняют запись события, но не гарантируют сохранение его смысла. Можно навсегда зафиксировать факт публикации материала. Можно сохранить время появления записи. Можно доказать, что запись не изменялась. Но гораздо сложнее сохранить понимание того, почему событие произошло именно так и какие решения к нему привели.

Поэтому будущее управления информацией, вероятно, связано не столько с хранением документов, сколько с сохранением контекста. Для бизнеса всё большую ценность начинает представлять не сам документ, а способность восстановить историю решений, взаимосвязь событий и распределение ответственности между участниками процесса. Потому что организация теряет управляемость не тогда, когда исчезают документы. Она начинает терять управляемость тогда, когда перестаёт понимать смысл собственных решений.

Мы научились хранить данные, но вопрос сохранения смысла по-прежнему остаётся открытым.